As atividades diárias das empresas geram muitos documentos fiscais. Isso faz com que, ao longo do tempo, os empreendedores fiquem sem espaço físico para arquivar toda essa papelada. Você sabe por quanto tempo as empresas devem guardar documentos fiscais?

Ainda existem muitos empresários que não dão atenção a como guardar seus comprovantes de pagamento e de entrega de declarações aos órgãos governamentais. Isso, em um primeiro momento, pode não parecer algo grave, mas pode acarretar prejuízos financeiros.

Caso haja questionamentos, por exemplo, sobre o cumprimento das obrigações e a empresa não consiga comprovar os pagamentos, as dívidas deverão ser pagas com valores atualizados. Para que isso não se torne um problema para o seu negócio, neste post, listamos os prazos para guardar documentos fiscais.

Por quanto tempo os documentos devem ser guardados?

De forma simplificada, os documentos fiscais devem ser guardados até que sejam prescritos os créditos tributários oriundos das atividades empresariais. Contudo, esses prazos não se dão ao léu. Em princípio, no Brasil, temos 3 dispositivos que regram esses prazos: o Código Nacional Tributário, Art. 195; a Lei 9.430/96 e o Decreto 486/69.

Veja o prazo de guarda de alguns documentos:

  • comprovante de rendimentos pagos ou creditados na fonte: 5 anos;
  • notas e recibos: 5 anos;
  • declaração de ajuste anual pessoa física: 5 anos;
  • DCTF (Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais): 5 anos;
  • SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): permanente;
  • Livros Contábeis: 5 a 10 anos;
  • FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): 30 anos;
  • contrato de trabalho: 5 anos.

Os documentos acima são apenas alguns de todos os que fazem parte do dia a dia das atividades empresariais e que, quando solicitados, devem ser comprovados.

Como guardar documentos?

Normalmente, as empresas separam um espaço para guardar toda essa documentação, geralmente chamado de arquivo. Como o número de informações é cada vez maior, esses espaços estão ficando lotados de papéis.

Com isso, surgiram alguns problemas para os gestores, como a falta de espaço físico com o passar do tempo, aumento das despesas financeiras para manter esses documentos e falta de agilidade para a localização de comprovantes.

Como a tecnologia trouxe diversos benefícios para as empresas, no âmbito de guardar documentos não foi diferente, a informatização agilizou os processos e integrou muitas das atividades desenvolvidas por todos os setores.

Documentos como NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) já podem ser armazenados de forma digital, logo, quando seu cliente é um usuário final, você pode enviar a nota fiscal por e-mail, diminuindo a necessidade da impressão. Hoje, já é possível deixar muito do que se gera dentro das empresas guardado em HDs, computadores e, para aumentar a segurança das informações, há o arquivamento na nuvem.

Essa nova forma de guardar documentos, e até mesmo de compartilhá-los, surgiu para desafogar as empresas que já não tinham onde colocar seus documentos físicos. Além disso, as informações podem ser acessadas de qualquer lugar que tenha uma conexão com a internet, permitindo aos gestores acesso rápido de onde estiverem.

Agora que você sabe os principais prazos para guardar documentos e como arquivá-los de forma prática e rápida, compartilhe este post nas suas redes sociais e ajude mais pessoas a resolverem esse problema!