Gestão de folha de pagamento: entenda a importância e como fazer
Entre todos os aspectos da relação entre funcionário e patrão, a gestão de folha de pagamento é um passo fundamental para a organização da empresa e para evitar a insatisfação de seus colaboradores. Portanto, é um processo que deve ser feito com atenção.
Afinal, à medida que mais pessoas são contratadas, mais folhas de pagamento são criadas. Sem uma boa administração disso, a empresa pode ter dificuldade em concluir processos básicos, como o pagamento de seus funcionários.
Por isso, neste texto, nós resolvemos juntar as principais informações sobre essa gestão e explicar qual é a sua importância. Entenda!
O que é gestão de folha de pagamento?
De modo geral, a gestão da folha de pagamento é a atividade de administrar os valores que correspondem aos salários e aos benefícios dos colaboradores da empresa. Ela é uma atividade constante para qualquer empregador e que afeta diretamente as contas do negócio.
Por que é importante?
A gestão tem um papel muito importante para o monitoramento da folha de pagamento. Afinal, é essa etapa que, além de estar ligada à remuneração dos funcionários, também mostra o histórico do comportamento deles. Dessa maneira, ao fazer o seu gerenciamento, é possível medir os ciclos de recebimento e quais são os valores das remunerações.
Além disso, o gerenciamento evita problemas e mal-entendidos entre os funcionários e o empregador, bem como o ajuda a descobrir se há passivos trabalhistas (quando o empregado deixa de realizar suas obrigações) e até previdenciários desconhecidos.
Agora que entendemos o que é e por que é importante a gestão do demonstrativo, vamos descobrir como fazê-la. Continue!
Como fazer uma gestão de folha de pagamento?
A seguir, acompanhe algumas dicas para realizar a gestão da folha de pagamento.
Estabeleça a conta bancária
Em empresas de grande porte, esse já é um procedimento padrão, porém, para micro e pequenas empresas, ter uma conta bancária só para pagamentos pode não ser algo tão comum. Nesse caso, destacamos o quanto essa atitude pode fazer uma diferença imensa na organização das finanças e ajudar a manter a saúde financeira do negócio.
Adquirir uma conta específica para as remunerações dos funcionários pode ajudar a organização a ver com mais clareza o quanto se deve separar para os funcionários, além de manter uma distância de outras despesas mais operacionais. Essa também é uma ótima forma de se prevenir contra pagamentos indevidos ou brigas judiciais, já que a conta terá informações das entradas, saídas e transferências.
Defina os cargos e salários
Parece uma dica óbvia, contudo, dependendo do estágio do seu negócio, algumas funções podem não estar bem definidas. Principalmente, quando se trata de quanto se deve pagar e quais os benefícios precisam ser fornecidos para determinado funcionário.
Lembre-se de que os cargos e, consequentemente, os salários estão relacionados à posição que aquele funcionário ocupa na sua empresa. Isso tem um papel importante para o crescimento tanto do trabalho que ele exerce quanto do negócio. Por isso, indicar esses detalhes é fundamental, até para se ter uma ideia de quem está fazendo o quê e quantos ocupam determinado cargo. Além disso, são dados para manter o controle financeiro.
Controle as horas trabalhadas
Esse é um passo fundamental para que os dados contidos na folha de pagamento estejam corretos. Portanto, as horas em que cada funcionário exerceu as suas atividades devem ser anotadas. De preferência, esse registro deve ser feito por um controle de ponto eletrônico. Isso porque esse tipo de aparelho é capaz de registrar com mais precisão quem é o funcionário e em que horário ele entrou ou saiu da empresa. Além disso, as chances de fraudes ou falhas são bem improváveis.
Saiba que a legislação trabalhista só obriga as empresas com mais de 10 funcionários a terem um registro de ponto. Porém, embora o negócio possa ter menos colaboradores, é importante realizar esse registro. Assim, é possível ter o monitoramento de horários, atrasos, horas extras, pausas, etc.
Use a tecnologia
Além do controle eletrônico de ponto na própria elaboração da folha de pagamento e na gestão das informações que a compõem, é interessante utilizar softwares. Isso torna a atividade mais intuitiva e automatizada, facilitando que a empresa foque tranquilamente em outros assuntos.
Além disso, uma maneira de tornar todo esse processo mais eficiente é contratar uma empresa de contabilidade para realizar essa operação no seu negócio. Ela terá à disposição profissionais que entendam como funcionam todas as burocracias e quais são os dados que precisam ser registrados. E ainda, o contador auxiliará no controle mais efetivo das finanças. Isso porque o gerenciamento da folha não é um processo tão simples e, dependendo da quantidade de funcionários, pode ser difícil administrá-lo.
Quais os erros mais comuns?
Como destacamos no início do texto, a gestão correta da folha de pagamento tem ligação direta com a relação do funcionário e a empresa. Cometer erros nesse processo pode causar insatisfações e até problemas com a legislação, ou seja, dores de cabeça que nenhum empresário quer para o seu negócio. Por isso, é muito importante dar atenção a essa atividade.
Primeiro, pense no planejamento na hora de gerar o documento. Não ter uma organização nesse processo pode prejudicar bastante o desempenho, fazendo com que uma atividade simples leve mais tempo do que o necessário.
Segundo, não ter os colaboradores bem enquadrados pode ser um tiro no pé no momento de definir a folha. Saiba que dependendo do enquadramento do funcionário, ele deverá receber um tipo de benefício. Por exemplo, pela legislação, pessoas jurídicas estão categorizadas de maneira diferente de CLT’s.
Terceiro, devem ser de conhecimento da empresa todos os benefícios correspondentes aos colaboradores, e isso inclui todos os extras (horas adicionais, décimo terceiro, férias etc). Esses são dados fundamentais para o planejamento correto das contas e para que o funcionário seja devidamente remunerado. Outro fator é informá-los sobre o que eles têm direito, dessa forma, a relação entre todas as partes se torna mais transparente.
Bem, ficou bastante claro o quanto a gestão de folha de pagamento é uma atividade fundamental para a saúde financeira da empresa e também para que a relação entre colaborador e funcionário seja a mais saudável possível, não é?
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